Training personeelsplanning helpt cliëntzorg vooruit bij Zorggroep Oude en Nieuwe Land

Toen Jeannette Koers in december 2019 bij de Zorggroep Oude en Nieuwe Land als interim teamondersteuner binnenkwam was haar opdracht duidelijk: ondersteunen bij het opzetten van basisroosters op alle afdelingen van meerdere locaties van de organisatie. Tijdens haar periode bij de Zorggroep werd naarmate de tijd vorderde duidelijk dat er meer kansen waren om personeelsplanning naar echt workforce management (WFM) te tillen binnen de organisatie. Een grote kans lag in het trainen van personeel in personeelsplanning en WFM.

Zorggroep Oude en Nieuwe Land

Zorggroep Oude en Nieuwe Land is de grootste aanbieder van Advies- en Behandeling, Verzorging en verpleging thuis, Jeugdgezondheidszorg en maatschappelijke ondersteuning en Wonen en zorg in Steenwijkerland, Noordoostpolder en Urk. Met twaalf verschillende locaties en uiteenlopende zorgvragen zijn WFM-processen complex. Daarom is de expertise van PlanMen ingeschakeld om die processen te optimaliseren en zijn medewerkers opgeleid aan de WFM Academy.

De basis op orde

“Van december 2019 tot en met september 2020 had ik de opdracht te ondersteunen bij de basisroostering van locaties : Verpleeghuis Talma Hof en Verpleeghuis ’t Kompas, en deed ik ‘coaching on the job’ van het personeel. In principe zou ik daarna mijn klus ‘voltooid’ hebben”, deelt Jeannette, WFM-professional bij PlanMen. Maar door de hectiek van onder meer de coronapandemie bleek al snel dat de skills van Jeannette langer nodig waren op meerdere locaties. “Ik hielp daarna bij de Talmahof en Woonzorgcentrum Wittesteijn bij het krijgen van meer grip op de roosters van alle afdelingen.”

Dat de vaardigheden van Jeannette niet snel gemist konden worden maakte voor de WFM-professional duidelijk dat training van het personeel weleens uitkomst zou kunnen bieden, zodat de planners en WFM-medewerkers van Zorggroep Oude en Nieuwe Land hun WFM-processen toekomstbestendig kunnen maken. Deze behoefte bleek ook uit gesprekken met manager Interne Diensten en hoofd BHV Zorggroep Oude en Nieuwe Land, Joop van der Lei; teamondersteuner Jessica van Bruggen; en locatiemanager op Woonzorgcentrum Markehof, Nelleke Bijdevaate.

Basistraining Personeelsplanning

Er werd besloten om personeel van Zorggroep Oude en Nieuwe Land deel te laten nemen aan een basistraining personeelsplanning van de WFM Academy. “Als Zorggroep Oude en Nieuwe Land kijken we naar de stappen die we willen zetten richting de toekomst. De basistraining draagt bij aan het creëren van een sterke basis en bewustwording van elkaars werk”, zegt Joop.

In de training namen teamondersteuners deel en twee locatiemanagers, onder wie Nelleke. Dat twee managers hebben deelgenomen aan de basistraining is wat Joop betreft goed geweest voor het creëren van meer draagvlak voor de teamondersteuners die zich buigen over de roostering en planning. Jessica voegt daaraan toe: “Het schakelen met managers wordt makkelijker door de training omdat we enerzijds zelf meer kennis hebben na de training, en anderzijds de managers betrokken zijn in het proces. Samen kunnen we dan optrekken naar de organisatie toe om kundig te adviseren over roostering en planning naar het personeel.”

Betrokken, speels, interactief en persoonlijk

De kundigheid hebben de collega’s ontwikkeld door tijdens de in-company training niet alleen lesstof tot zich te nemen, maar ook interactief bezig te zijn met andere deelnemers en opdrachten uit te voeren. Joop: “Het past bij ons idee om meer mét elkaar te doen dan los van elkaar, en het was fijn om te zien dat de deelnemers echt aan de bak konden tijdens de training om kennis in de praktijk toe te passen!”

Jessica sluit zich hierbij aan en vult aan: “Ondanks dat we veel interactie hadden met elkaar, was er ook veel ruimte voor het stellen van persoonlijke leerdoelen en werd het inbrengen van persoonlijke casussen toegejuicht. Die aanpak zorgt ervoor dat collega-teamondersteuners en managers ook een goed beeld krijgen van de dingen die er bij jou spelen en andersom. Voor mij persoonlijk heeft de training erg veel opgeleverd en ik heb veel geleerd.”

En die persoonlijke benadering te midden van een interactief-georiënteerde training staat ook Nelleke bij: “Het was fijn te zien dat we de verbinding met elkaar hebben gehad tijdens de training om elkaars uitdagingen en werkwijzen beter te begrijpen, maar dat er ook ruimte was voor de persoonlijke dialogen. Zo kon het voor de medewerkers best spannend zijn dat er twee managers in de kamer zaten, maar werden er bewust momenten gekozen waarin de teamondersteuners ook los van de managers aan hun vaardigheden konden werken.” Voor Nelleke zelf was de training een feest der herkenning. “Ik heb zelf in het verleden als roosteraar gewerkt en het was leuk en nuttig om die kennis weer op te frissen. Ik herkende veel en het zet me weer op scherp om teamondersteuners goed bij te staan.”

Voor alle collega’s staat buiten kijf dat de speelse aanpak van trainer Inge van Outheusden het complimenteren waard is en Joop is blij met de basis die nu gelegd is samen met PlanMen en de WFM Academy. “En dat gaat verder dan de training. Die is enorm waardevol geweest, maar doordat we herkenden hoe het geleerde al eerder door Jeanette in de praktijk werd toegepast in het roostering- en planningsproces, ging het echt leven!”

Vervolgtraining capaciteitsplanning

De basistraining Personeelsplanning is voor Zorgroep Oude en Nieuwe Land de opstap naar meer aandacht en focus op WFM en capaciteitsplanning. “Het is belangrijk dat we naar alle collega’s het grotere geheel van personeelsplanning en WFM kunnen schetsen”, zegt Nelleke. Joop voegt toe: “Het samenbrengen van ondersteuners en managers creëert een samenhorigheid die nodig is voor de toekomst. De zorg is een uitdagend vakgebied waar goed capaciteitsplanning een onontbeerlijk element is. Het is alom bekend dat personeel schaars is en je het personeel dat je wél hebt zo efficiënt mogelijk wilt kunnen inzetten. Daarom hebben we ervoor gekozen een vervolgtraining in capaciteitsplanning te doen aan de WFM Academy.” Wat Jessica betreft helpen de basis- en een vervolgtraining bij de behoefte om een tandje bij te kunnen schakelen in de toekomst. “Door een stapje meer te kunnen zetten helpen we de cliëntzorg vooruit. Dat is uiteindelijk waar het om gaat”, besluit Jessica.